BERITA

KEGIATAN

CSR

GALERI

TERAKREDITASI PARIPURNA OLEH KARS

© 2018 Rumah Sakit Pertamina Tanjung. All rights reserved.

  • White Facebook Icon

Berita & Artikel

RSPT Luncurkan Pilot Project Remote Procurement

1 Feb 2018

 

Rumah Sakit Pertamina Tanjung (RSPT) sejak Kamis 1 Februari 2018 mulai mengimplementasikan lelang elektronik jarak jauh yang disebut Remote Procurement (R-Proc). R-Proc merupakan sebuah kerangka kerja (frame work) baru untuk mengatasi tantangan lelang di unit bisnis Pertamedika-IHC yang berada di lokasi yang jauh (remote). Teknologi R-Proc mengintegrasikan website sebagai front-end, cloud form, auto-responder, virtual confrence, dan sinergi sumberdaya kantor Pusat.

 

R-Proc sebagai sebuah sistem terintegrasi kini tengah diuji keandalannya dengan mengimplementasikan lelang pengadaan meja operasi sebagai lelang pertama yang mengadopsi R-Proc. Hanya perlu waktu 3 hari bagi RSPT untuk membangun sistem dan teknologi R-Proc, mulai Senin 29 Januari sampai Rabu 31 Januari.

 

Direktur RSPT, dr Farah Alkatiri, konsep R-Proc lahir karena tingginya kendala bagi rumah sakit di lingkungan Pertamedika-IHC khususnya daerah remote seperti RSPT dalam menjalankan lelang.

 

"Para vendor terkonsentrasi di kota-kota besar seperti Jakarta. Sementara untuk mengikuti proses pelelangan mereka harus ke Tanjung. Tidak hanya menghabiskan waktu dan energi besar, tapi juga biaya yang tidak kecil di sisi vendor. Tahapannya juga tidak hanya sekali, tapi berkali-kali. Sebagai pebisnis, vendor tentu ingin mengontrol biaya dan risiko. Hal ini membuat lelang di unit bisnis Pertamedika-IHC di kawasan remote jadi kurang menarik di mata vendor, sehingga kami kekurangan pilihan. Kelak, pemenang lelang pun akan memasukkan komponen biaya yang ia keluarkan saat proses lelang ke dalam harga penawaran, sehingga membuat harga menjadi lebih tinggi buat kami," jelas Farah.

 

Dijelaskan Farah, tahapan R-Proc sederhana. RSPT akan mengumumkan lelangnya di website RSPTanjung.com dan menyediakan formulir pendaftaran elektronik di laman khusus member. Panitia lelang juga akan menghubungi para vendor melalui telepon menginformasikan soal lelang baru di website RSPT. Pada laman lelang dijelaskan bahwa proses lelang akan diadakan di Jakarta dan pendaftaran dilakukan secara online.

 

Setelah calon vendor mengisi formulir elektronik, secara otomatis sistem akan mengirimkan dokumen lelang ke email mereka. Antara lain RKS, jadwal, dan undangan.

 

Tiba saatnya pertemuan Aanwijzing, para vendor datang ke kantor pusat Pertamedika di Jakarta dan dilayani oleh seorang liaison officer (LO) yang ditunjuk oleh RSPT sebagai perwakilan panitia lelang di Jakarta. LO adalah seorang staf atau pejabat di kantor pusat yang diperbantukan khusus untuk menyukseskan R-Proc. LO kemudian akan membawa para vendor ke ruangan meeting yang dilengkapi dengan perangkat teleconfrence. Maka, pertemuan Aanwijzing antara pejabat dan panitia lelang RSPT dan vendor di Jakarta dilakukan secara teleconference atau virtual conference.

 

"Teleconference bukan hal asing di lingkungan Pertamedika-IHC. Kami rutin dan terbiasa melakukan teleconference antara kantor pusat dan unit di daerah. Perangkat dan teknologinya sudah ada. Tidak perlu beli lagi. Hanya tinggal bagaimana kita meningkatkan fungsinya untuk R-Proc," papar dr Farah yang memulai kariernya di Pertamedika sejak 2006 ini.

 

Keperluan pemberkasan pertemuan seperti berita acara dapat ditransaksikan secara elektronik antara kantor pusat dan RPST dalam hitungan detik. Sehingga tidak ada syarat atau pedoman administrasi lelang yang dilanggar melalui R-Proc.

 

Sama halnya dengan pertemuan selanjutnya seperti pembukaan dokumen pelelangan . Dokumen hard copy akan dikirimkan melalui pos oleh LO di Jakarta yang akan tiba di RSPT paling lama 2 hari. Ketika pemenang diputuskan, pengumuman akan diletakkan di situs RSPT secara terbuka.

 

"R-Proc juga merupakan implementasi good corporate governance, khususnya transparansi lelang pada unit. Karena prosesnya diadakan di Jakarta, para pejabat kantor pusat bisa menyaksikan dan mengikuti secara langsung. Video teleconference otomatis direkam. Sangat mungkin hasil rekaman tersebut akan menjadi komponen audit di masa depan di lingkungan Pertamedia-IHC," harapnya.

 

Berapa biaya membangun sistem R-Proc ini?

 

"Nol rupiah. Tidak ada sama sekali. Kami hanya memanfaatkan yang ada. Website dan perangkat teleconference sudah ada sejak dulu. Teknologi lainnya kami gunakan yang gratis namun andal. Teman-teman RSPT mengembangkan sendiri tanpa pihak ketiga. Mereka cuma perlu 3 hari, setelah itu rilis," ungkap alumni Universitas Atmajaya Jakarta ini.

 

Farah mengatakan terwujudnya R-Proc RSPT ini merupakan amanah dari Direktur Utama (Dirut) Pertamedika-IHC Bapak Dr  Dany Amrul Ichdan, SE, MSc, dan Direktur Operasi & Transformasi dr Kamelia Faisal, MARS. Dikatakan Farah, amanah dari Dirut untuk menjalankan R-Proc sebagai pilot project tersebut turun pada hari Minggu sore 28 Januari 2018. Esok paginya ia langsung membentuk tim pengembangan R-Proc di RSPT dengan deadline 1 Februari sudah harus rilis.

 

Farah mengatakan ia hanya sebatas fasilitator dalam R-Proc ini. "Tanpa izin dan amanah dari Dirut dan Direktur Transformasi & Operasional, mustahil R-Proc bisa dimulai. Tanpa kerja keras dan kolaborasi teman-teman di RSPT, mustahil R-Proc bisa terwujud. Saya hanya menfasilitasi saja. Mendorong tim RSPT untuk melakukan hal-hal baru yang bernilai dan beyond boundary," cetusnya.

 

Setelah inovasi R-Proc, apalagi yang akan disiapkan oleh RSPT dalam waktu dekat?

 

"Big data platform sebagai decision support system. Ini merupakan implementasi intelligent enterprise dan membangun data driven culture serta transparansi. Kelak semua data progres bisnis pada RSPT akan diintegrasikan, diolah dengan kecerdasan buatan, divisualisasikan, dan di-deliver secara terbuka baik kepada internal maupun kantor pusat. Semua data ini real-time. Maret ini kami akan meluncurkannya secara internal. Biayanya juga nol. Semua adalah karya tim RSPT yang berisi orang-orang andal dengan passion tinggi dan purpose yang sama," tutup Farah. (*/humas)

 

 

Share on Facebook
Share on Twitter
Please reload

Artikel Terbaru
Please reload